วิธีป้องกันข้อมูลเสียหายจากโปรแกรมแฮ้งค์

แนะนำถึงวิธีง่ายๆ ที่หลายๆ คนลืมใช้งานกันไปแล้ว เพราะว่าค่ากำหนดเริ่มต้นของโปรแกรมใน ตระกูล Microsoft Office 2010 หรือ Microsoft Office 2007 ก็ตาม ไม่มีการตั้งค่าให้ทำการสำรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ? ทำให้เกิดความเสียหายของข้อมูลได้ง่าย โดยเฉพาะกับเครื่องคอมฯ รุ่นเก่าๆ ที่อาจไม่สามารถทำงานได้ดีกับ Office รุ่นใหม่ๆ คำสั่งที่พูดถึงนี้ คือ การสร้างไฟล์สำรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ หรือภาษาอังกฤษเรียกว่า Backup copy

วิธีการกำหนดให้โปรแกรมสร้างไฟล์สำรองอัตโนมัติ

1. เปิดเอกสารงานขึ้นมาด้วย Microsoft Word ??(ขอยกตัวอย่าง)
2. คลิกเมนู File
3. เลือกหัวข้อ Options
4. คลิกเลือกเมนูด้านซ้ายมือชื่อ Advanced
5. เลื่อนหน้าต่างลงมาจนถึงหัวข้อ Save
6. ให้คลิกถูก หน้าข้อความ Always create backup copy

แค่นี้ก็ช่วยแก้ไขปัญหาไฟล์ที่ทำผิดพลาได้ในระดับหนึ่งแล้ว แต่ถ้าต้องการให้มีการบันทึกไฟล์แบบอัตโนมัติ ก็ให้เพิ่มการบันทึกไฟล์อัตโนมัติ (Auto Save) โดย

1. คลิกเข้าไปที่เมนู File
2. เลือกหัวข้อ Options
3. คลิกเลือกเมนูซ้ายมือ Save
4. จากนั้นคลิกเลือกหัวข้อ Save Auto Recover และกำหนดเวลาตามต้องการ

เพิ่มพื้นที่ในการทำงาน

เวลาพิมพ์รายงาน หลายๆ คนคงรู้จักอึดอัดกับเครื่องมือต่างๆ ที่แสดงบนหน้าจอคอมฯ ของเรา แถมบางคนที่ใช้ notebook ขนาดเล็กยิ่งไปกันใหญ่ เพราะพื้นที่ในการพิมพ์ยิ่งน้อยลงไปอีก อย่างไรก็ตาม ถ้าเราสังเกตดีๆ คงจะมีความเห็นตรงกันว่า สิ่งที่แสดงบนหน้าจอ ที่ทำให้เรามีพื้นที่น้อยลงคือ เมนูริบบอนนั่นเอง

ขอแนะนำการซ่อนริบบอน ให้หายไปชั่วคราว

1. เปิดโปรแกรม Word 2010
2. เอาเม้าส์ไปวางบริเวณเมนู ริบบอนด้านบน
3. คลิกขวา จะเห็นคำสั่ง Minimize the Ribbon ให้คลิกเลือกคำสั่งนี้
4. เมนูริบบอน ทั้งหมดจะหายไป
5. ถ้าต้องการเอากลับมา ให้ดูที่บรรทัดเมนู ด้านขวาสุด (ใกล้เครื่องหมายคำถาม) จะมีเครื่องหมายลูกศรชี้ลงมา ให้คลิกที่เครื่องหมายนี้ เมนูริบบอนก็จะแสดงกลับมาตามปกติ

การกำหนดระยะขอบกระดาษ ใน Word 2010

การกำหนดระยะ ขอบกระดาษนั้น มีผลโดยตรงเมื่อสั่งพิมพ์หน้ากระดาษออกมา เนื่องจากระยะขอบกระดาษที่แคบจะไม่มีพื้นที่เหลือให้เข้าเล่มได้ ดังนั้นเราจึงควรมีการกำหนดระยะขอบกระดาษที่เหมาะสม ซึ่งการกำหนดระยะขอบกระดาษ สามารถทำได้ดังนี้

          1. คลิกแท็บ เค้าโครง หน้ากระดาษ (Page Layout)

          2. คลิกเลือก ระยะขอบ (Margin) แล้วเลือกระยะขอบที่ต้อง

   

          เอกสารจะถูกปรับเปลี่ยนระยะขอบกระดาษที่กำหนดแล้ว

การจัดตำแหน่งข้อความใน Word 2010

ในการจัดวางข้อความลงไปในเอกสาร ควรจัดวางข้อความให้มีความน่าสนใจ และสอดคล้องกับชนิดของเอกสารนั้น ๆ ด้วย ซึ่งการจัดวางข้อความลงไปในเอกสารนั้น ก็มีอยู่หลายลักษณะด้วยกัน ได้แก่

การจัดตำแหน่งข้อความแบบกึ่งกลาง

        เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกจัดวางอยู่ตรงกึ่งกลางของหน้าเอกสาร ซึ่งการจัดวางข้อความในลักษณะนี้ทำได้โดย

          1. เลือกข้อความที่ต้องการ

          2. คลิกปุ่ม กึ่งกลาง (Center) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+E บนคีย์บอร์ดก็ได้

การจัดวางตำแหน่งข้อความแบบชิดทางซ้าย

          เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกจัดวางชิดทางด้านซ้ายมือของหน้าเอกสาร ซึ่งการจัดวางข้อความในลักษณะนี้ทำได้โดย

          1. เลือกข้อความที่ต้องการ

          2. คลิกปุ่ม จัดแนวข้อความชิดซ้าย (Align Text Left) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+L บนคีย์บอร์ดก็ได้

 

การจัดตำแหน่งข้อความแบบชิดทางขวา

          เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกจัดวางชิดทางด้านขวามือของหน้าเอกสาร ซึ่งการจัดวางข้อความในลักษณะนี้ทำได้โดย

          1. เลือกข้อความที่ต้องการ

          2. คลิกปุ่ม จัดแนวข้อความชิดขวา (Align Text Right) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+R บนคีย์บอร์ดก็ได้

การจัดวางข้อความแบบเต็มแนว

          เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกขยายจัดวางให้เต็มหน้ากระดาษ โดยที่ไม่มีการกำหนดระยะห่างระหว่างคำ ทำให้ในแต่ละประโยคมีช่องว่างระหว่างคำค่อนข้างมาก การจัดวางข้อความในลักษณะนี้ทำได้โดย

          1. เลือกข้อความที่ต้องการ

          2. คลิกปุ่ม เต็มแนว (Justify) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+J บนคีย์บอร์ดก็ได้

 

การจัดวางตำแหน่งข้อความแบบกระจายเต็มแนว

          เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกขยายจัดวางให้เต็มหน้ากระดาษ คล้ายกับการจัดวางข้อความแบบเต็มแนว แต่จะมีการจัดระยะหาระหว่างคำให้สวยงามมากขึ้น การจัดวางข้อความแบบนี้ ทำได้โดย

          1. เลือกข้อความที่ต้องการ

          2. คลิกปุ่ม กระจาย (Distributed)

การสร้างเอกสารใหม่ ใน Microsoft Word 2010

ส่วนมากการทำงานอันดับแรกที่เราต้องทำในโปรแกรม Microsoft Word ก็คือ การสร้างเอกสารที่ตรงกับความต้องการขึ้นมาใช้งาน ซึ่งการสร้างเอกสารก็สามารถทำได้หลายวิธีดังขั้นตอนด้านล่างนี้วิธีที่ 1 การสร้างเอกสารเปล่า
1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > สร้าง (New) > เอกสารเปล่า (Blank document)
2. คลิกปุ่ม สร้าง (Create)
3. หลังจากนั้นเอกสารใหม่ก็จะถูกสร้างขึ้นมา

วิธีที่ 2 การสร้างเอกสารจากแม่แบบ

เป็นการสร้างเอกสารจากแม่แบบสำเร็จรูปที่มีอยู่ในโปรแกรม ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > สร้าง (New) > ตัวอย่างแม่แบบ (Sample templates)

2. เลือกแม่แบบที่เราต้องการ

3. คลิกปุ่ม สร้าง (เอกสารใหม่จะถูกสร้างขึ้นมาตามแม่แบบที่เลือก)

การบันทึกเอกสาร ใน Word 2010

หลังจากที่เราพิมพ์งานแล้ว เราก็ย่อมมีการจัดเก็บเอกสารนั้นไว้สำหรับการใช้งานในครั้งต่อไปด้วย ซึ่งการบันทึกเอกสารนั้น ก็มีอยู่ด้วยกันหลายรูปแบบ ซึ่งเราต้องเลือกบันทึกเอกสารให้เหมาะกับการนำไปใช้งานด้วย
การบันทึกเอกสารใหม่
1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > บันทึก (Save)













2. เลือกสถานที่จัดเก็บไฟล์เอกสาร
3. กำหนดชื่อไฟล์เอกสาร
4. คลิกปุ่ม บันทึก (Save)

การจัดแต่งเอกสารต่างๆ

          การจัดแต่งเอกสาร เพื่อเอกสารดูน่าสนใจขึ้น โดยดูให้เหมาะสมกับการใช้งาน เช่น เป็นทางการ หรือไม่เป็นทางการ เป็นต้น
เปลี่ยนฟอนต์ ขนาดตัวอักษร 
      ฟอนต์คือรูปแบบของตัวอักษรต่างๆ ฟอนต์มีหลายแบบด้วยกัน ให้ดูที่ชื่อฟอนต์ ถ้าลงท้ายด้วย New, UPC (มาพร้อม Office) หรือขึ้นต้นด้วย PSL, JS, DB ใช้ได้กับภาษไทยและอังกฤษ ส่วนฟอนต์อื่น ๆ ใช้ได้กับภาษาอังกฤษเท่านั้น

การเปลี่ยนสีข้อความ

          ข้อความที่ถูกป้อนปกติจะเป็นสีดำ ถ้ามีเครื่องพิมพ์สี หรือส่งเอกสารเป็นเมล์ไปให้ผู้อื่นเปิดอ่าน ก็อาจเปลี่ยนเป็นสีต่าง ๆ เพื่อเพิ่มสีสันและความน่าสนใจให้กับเอกสารหรือสามารถจัดการกับรูปแบบตัวอักษรด้วยคำสั่ง ดังนี้

1) เลือกข้อความที่ต้องการ 2) เลือกคำสั่ง Format->Font 

3) กำหนดค่าต่าง ๆ ตามต้องการ เช่น กำหนด แบบอักษร (Font), ลักษณะแบบอักษร (Font Style), ขนาดตัวอักษร (Size), สีของตัวอักษร (Color), ลักษณะพิเศษของตัวอักษร (Effects) เป็นต้น ซึ่งจะมีช่องที่แสดงตัวอย่างของรูปแบบต่าง ๆ ที่กำหนด

4) คลิก OK (ตกลง)


การกำหนดขนาดกระดาษ
         ปกติแล้วขนาดกระดาษที่เราเรียกขึ้นมาใช้งานนั้น โปรแกรม Microsoft Word จะกำหนดขนาดกระดาษให้เราไว้ที่ A4 โดยอัตโนมัติ ซึ่งเราสามารถกำหนดขนาดกระดาษใหม่ได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)
2. คลิกเลือก ขนาด (Size) แล้วเลือกขนาดกระดาษตามที่เราต้องการ

กำหนดขนาดของกระดาษเอง
          เราสามารถกำหนดขนาดของกระดาษเองได้ครับ หากว่าเราไม่พอใจกับที่โปรแกรมให้มา หรือไม่ตรงกับงานพิมพ์ของเรา โดยขั้นตอนมีดังนี้ครับ
 1. คลิกแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)
 2. คลิกปุ่ม ขนาด (Size) > ขนาดกระดาษเพิ่มเติม
 3. ที่แท็บ กระดาษ เราสามารถกำหนด ความกว้าง และความสูง ได้ตามใจเราเลยหล่ะครับ